उल्लेखनीय है कि मध्यप्रदेश लोक सेवा पदोन्नति नियम, 2025 के नियम 6 के अनुसार प्रत्येक चयन वर्ष के लिए विभागीय पदोन्नति समिति की बैठक आयोजित किए जाने का स्पष्ट प्रावधान है। प्रत्येक चयन वर्ष के लिए विभागीय पदोन्नति समिति की बैठक उसके पूर्ववर्ती वर्ष में सामान्यतः माह सितम्बर से माह नवम्बर के मध्य आयोजित की जाना अनिवार्य है। इस बैठक में आगामी चयन वर्ष की 31 दिसम्बर के पूर्वान्ह तक की स्थिति में उपलब्ध उद्भूत होने वाली समस्त संभावित एवं अप्रत्याशित रिक्तियों के लिए पदोन्नति के लिए लोक सेवकों की उपयुक्तता पर विचार किया जाएगा।

पूर्व में 31 दिसम्बर, 2025 के पूर्वान्ह तक की रिक्तियों के लिये एक विशेष विभागीय पदोन्नति समिति की बैठक इस नियम के प्रवृत्त होने के उपरांत की गई थी,जिसके आधार पर वर्ष 2026 में पदोन्नति की कार्यवाही की गई है अथवा प्रचलन में है।

परिपत्र में कहा गया है कि वर्ष 2025 में पुनः माह सितम्बर से माह नवम्बर के मध्य वर्ष 2026 में उत्पन्न हुई कोई अप्रत्याशित रिक्ति जो प्रतीक्षा सूची से भी नहीं भरी जा सकी हो एवं चयन वर्ष अर्थात 31 दिसम्बर 2026 के पूर्वान्ह तक की प्रत्याशित रिक्तियों को भरने के लिये विभागीय पदोन्नति समिति की बैठक की जानी थी।

सामान्य प्रशासन विभाग ने निर्देश दिए हैं। कि विभागों द्वारा 31 दिसंबर 2026 के पूर्वान्ह तक की प्रत्याशित रिक्तियों को भरने के लिये यदि बैठक आयोजित नहीं की गई हो तो बैठक आयोजित की जाए। विभाग द्वारा यदि विशेष विभागीय पदोन्नति समिति की बैठक 31 दिसंबर 2025 के पूर्वान्ह तक की प्रत्याशित रिक्तियों को भरने के साथ ही 31 दिसंबर 2026 के पूर्वान्ह तक की प्रत्याशित रिक्तियों को भरने की कार्यवाही की जा चुकी हो तो बैठक के आयोजन की आवश्यकता नहीं होगी।

परिपत्र के अनुसार वर्ष 2026 में उत्पन्न हुई कोई अप्रत्याशित रिक्ति जो प्रतीक्षा सूची से भी नहीं भरी जा सकी हो एवं आगामी चयन वर्ष अर्थात 31 दिसम्बर 2027 के पूर्वान्ह तक की प्रत्याशित रिक्तियों को भरने के लिये विभागीय पदोन्नति समिति की बैठक भी इसी वर्ष माह सितम्बर से नवम्बर के मध्य किए जाने के निर्देश दिए गए हैं।